Este é o segundo artigo da nossa série Compliance – Conheça as políticas K, que possui o objetivo auxiliar no entendimento e compartilhamento de informações sobre como funcionam as políticas essenciais para Compliance.
No primeiro texto da série tratamos do KYC (Conheça seu Cliente – Know Your Customer). Assim, neste texto, apresentaremos o assunto KYE: (Conheça seu Empregado – Know Your Employee). No terceiro artigo dessa série, explicaremos como funciona a política de KYP (Conheça seu Parceiro de Negócios – Know Your Partner). E por fim, no quarto artigo falaremos sobre KYS (Conheça seu Fornecedor – Know Your Supplier).
O que é KYE – “Know Your Employee” ?
O “Know your Employee (KYE)” é um conceito bem similar ao “Know Your Client (KYC)” e possui o propósito da implementação de práticas que possuem o intuito de conhecer melhor os colaboradores ou candidatos para algum cargo na empresa.
Dessa forma, o KYE é considerado uma estratégia que deve sempre estar alinhada com as práticas de compliance da empresa, possuindo como principal objetivo a contratação de colaboradores, assim como a manutenção dos mesmos na empresa, desde que esses possuam os perfis que se relacionem diretamente com os objetivos propostos. Assim, a partir dessa estratégia será possível suprir as expectativas, tanto do empregado quanto do empregador, principalmente quando nos referimos para as questões relacionadas com a prevenção de fraudes e o código de conduta dentro da empresa.
Ainda partindo da questão de manutenção e contratação de funcionários, fica explícito a necessidade de treinamento da área de Recursos Humanos para reforçar as medidas de segurança que devem ser mantidas na organização.
Outra questão importante é a necessidade da adoção de medidas para prevenção de ataques virtuais, que podem culminar em crimes cibernéticos. Dessa forma, as empresas precisam desenvolver um sistema, aproveitando-se de novas tecnologias de segurança, para prevenção e combate à fraude e corrupção que possam vir a ocorrer dentro da organização.
Quais as principais atividades do KYE?
Quando analisamos as atividades desenvolvidas dentro do sistema KYE, verifica-se que todo o procedimento pode iniciar com medidas mais simples que precisam ser seguidas por toda a equipe de RH durante o processo de recrutamento, assim como deve haver uma descrição das competências de cada cargo, análise de documentação, atestado de antecedentes criminais, dentre outros.
Mas, qual seria a intenção quando se pretende descrever detalhadamente as funções dos cargos? O detalhamento descritivo das funções para os candidatos podem contribuir para evitar que ocorra a contração de pessoas que não possuam as habilidades desejadas para o direcionamento das tarefas, assim como tem a intenção de evitar que, posteriormente, ocorram problemas com os colaboradores.
Desse modo, é importante ressaltar que quanto maior for o cargo pretendido dentro da empresa, maiores devem ser as aplicações direcionadas pelo KYE, visto que esse plano irá verificar as referências, experiências, educação e qualificação profissional.
De que maneira a Política KYE pode impedir fraudes internas?
Quando tratamos de fraudes, entramos em um âmbito complexo, pois, além de ser exigido muito de quem trabalha com o impedimento delas, quem participa das apurações sobre as possíveis fraudes ocorridas devem possuir treinamentos e conhecimentos adequados à função. Dessa maneira, empresas que possuem fiscalização e métodos de segurança enfraquecidos podem estar mais suscetíveis à corrupção e crimes de lavagem de dinheiro.
Dentre as principais empresas que precisam de um nível de segurança elevado, podemos citar o segmento bancário, já que esse setor, incluindo as instituições financeiras, são responsáveis por lidar diretamente com um grande aporte financeiro. Além dos riscos de lidar com recursos financeiros, essas instituições possuem uma grade de funcionários extensa, exigindo que se aplique um elevado grau de segurança, visando a mitigação de riscos, bem como a diminuição de danos relacionados à fraude.
Portanto, a estruturação e desenvolvimento de uma política antifraude é de suma importância, principalmente, quando é considerado o estabelecimento de um padrão quanto às punições e definições da gravidade de cada ato. Desse modo, as punições podem variar de uma advertência, nos casos mais amenos, ou na rescisão do contrato e de possível intervenção jurídica nos demais casos.
Uma outra aplicação possível está voltada para o sistema de controle múltiplo, o qual funciona da seguinte maneira: cada funcionário deve ficar responsável por determinada etapa do processo, ou seja, haverá um indivíduo que cria a transação, o segundo que a aprova, o terceiro que a envia e assim sucessivamente. Dessa maneira, quando ocorrem situações em que ninguém é inteiramente responsável por todo o processo desenvolvido, o planejamento de uma fraude fica bem mais complexo, sendo que, caso alguns funcionários de diferentes níveis decidam conspirar, provavelmente irá chamar a atenção de outro funcionário e possibilitar uma denúncia.
Outra questão bastante interessante sobre o KYE está voltada para questões de relacionamentos internos entre os funcionários, evitando-se que ocorram assédio moral, sexual e atitudes discriminatórias. Por isso, é bastante comum que se adote canais de denúncia que possam ser utilizados sem que ocorra nenhuma divulgação do denunciante.
Este artigo “Série Compliance – Conheça as políticas K: Política KYE – Know Your Employee – Conheça seu empregado“ foi escrito Por Luiz Jovelino Ramalho e Revisado por MSc. Thiago Lima. Conheça o BL Consultoria Digital, acesse aqui!
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