O setor de Recursos Humanos (RH) é, sem dúvidas, um dos departamentos que mais lida com dados pessoais dentro de uma organização. Desde o processo seletivo até a fase pós-contratual, uma série de informações sensíveis é manipulada. Neste contexto, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) trouxe diretrizes claras sobre como esses dados devem ser tratados, e o RH, mais do que nunca, precisa estar atento a essas diretrizes.
Neste texto, iremos explorar insights importantes sobre a LGPD para RH. Descubra quais medidas são essenciais para garantir a segurança dos dados neste setor tão importante para as empresas.
LGPD para RH: Fase Pré-Contratual
No início de qualquer relação trabalhista, antes mesmo de um contrato ser formalizado, o processo seletivo já recolhe inúmeros dados. Esses dados vão desde informações básicas de contato até detalhes mais sensíveis, como histórico profissional, referências e expectativas de carreira.
É imperativo que as empresas tenham mecanismos claros nesta fase, garantindo a coleta, armazenamento e uso dos dados em total conformidade com a LGPD. Assim, é essencial a disponibilização de um Termo de Consentimento ou uma Política de Privacidade da empresa recrutadora para que o candidato compreenda e concorde com a manipulação de seus dados durante o processo seletivo.
Vale mencionar também que as plataformas digitais especializadas em processos de recrutamento têm realizado grandes avanços na adaptação às diretrizes da LGPD para RH, especialmente no que tange à obtenção do consentimento dos candidatos.
Por exemplo, muitas dessas plataformas incorporaram pop-ups ou caixas de seleção ao início dos formulários de inscrição, onde os candidatos podem ler e aceitar termos claros sobre como seus dados serão usados. Algumas utilizam sistemas de autenticação de dois fatores, enviando códigos via SMS ou e-mail, garantindo que o candidato confirme ativamente seu consentimento.
Outras inovações que podem ser implementadas incluem chatbots que guiam os candidatos por um FAQ sobre proteção de dados, esclarecendo dúvidas e assegurando que o consentimento dado seja informado.
Estas soluções automatizadas não só garantem a conformidade com a legislação, como também transmitem uma imagem de transparência e cuidado por parte das empresas recrutadoras.
Quer garantir que o processo seletivo de sua empresa esteja alinhado com a LGPD? Entre em contato conosco e saiba como podemos ajudar!
LGPD para RH: Fase Contratual
Após a seleção, a fase contratual se inicia, e o volume de dados manipulados aumenta exponencialmente. Nessa fase, o RH deve estar preparado para lidar com diferentes regimes de trabalho, sejam eles presenciais, híbridos ou em teletrabalho.
No BL Consultoria Digital, nossos advogados dedicam especial atenção à adequação da documentação referente ao processo admissional e à fase contratual. Entendemos que esta etapa é fundamental para estabelecer uma relação trabalhista transparente e alinhada à legislação vigente.
Nossa equipe realiza uma análise minuciosa de cada documento recebido, identificando áreas que necessitam de ajustes e garantindo que cada termo, cláusula e procedimento esteja em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e demais normativas aplicáveis.
Com um olhar criterioso e atualizado sobre as constantes mudanças na legislação trabalhista e digital, asseguramos que as empresas estejam protegidas e que os direitos dos trabalhadores sejam plenamente respeitados.
Assim, os instrumentos jurídicos que oferecemos garantem que, independentemente do tipo de contrato, a empresa esteja protegida e em conformidade com a LGPD. Termos aditivos específicos, seja para contratos de estágio ou de trabalho, garantem que todas as bases legais estejam cobertas.
Procedimento específico para o Encarregado de Proteção de Dados e Comitê Gestor
O Encarregado de Proteção de Dados, figura crucial na LGPD, tem um termo de nomeação exclusivo. Ele será responsável por garantir que todas as diretrizes da LGPD sejam seguidas dentro da organização, fazendo a ponte entre a empresa, os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados.
Para solidificar a sua posição e responsabilidades, realizamos a elaboração de um termo de nomeação detalhado e exclusivo para o DPO, moldado às particularidades de cada empresa.
Ainda, com intuito de aprimorar ainda mais esta função, oferecemos treinamentos especializados, assegurando que o DPO esteja apto a desempenhar seu papel com máxima eficácia e conhecimento atualizado.
LGPD para RH: Fase Pós-Contratual
Mesmo após o término da relação trabalhista, ainda existem responsabilidades quanto aos dados dos ex-empregados. Assim, após o encerramento do vínculo trabalhista, é imperativo que as empresas continuem cumprindo os requisitos estipulados pela LGPD, garantindo a proteção e o tratamento adequado dos dados pessoais dos ex-colaboradores. Isto não só reflete o compromisso ético da organização, mas também previne potenciais penalidades legais.
Por exemplo, as empresas devem assegurar que os dados sejam armazenados apenas pelo período necessário, conforme definido pela norma, e que haja procedimentos claros para a eventual eliminação dessas informações. Além disso, é crucial manter mecanismos de segurança robustos para evitar vazamentos ou acessos não autorizados.
Adicionalmente, as empresas devem estar preparadas para atender eventuais solicitações de ex-funcionários, como pedidos de acesso, correção ou eliminação de seus dados. Adotar estas práticas e precauções reafirma a seriedade e responsabilidade da empresa no cumprimento da legislação e no respeito à privacidade de todos os envolvidos.
E qual seria o instrumento jurídico adequado para este cenário?
Recomendamos a elaboração e assinatura do Termo de Ciência de Armazenamento e Retenção de Dados Pessoais. Este documento garante que o ex-funcionário esteja ciente do período que seus dados ficarão armazenados e das razões para tal.
Reforçamos que a adequação à LGPD para RH não é apenas uma obrigação legal, mas também uma forma de demonstrar respeito e cuidado com os dados dos profissionais que integram ou desejam integrar a equipe da empresa. Investir em conformidade é investir em uma gestão ética, transparente e de confiança.
O BL Consultoria Digital está aqui para ajudar a sua empresa nessa jornada de conformidade. Entre em contato conosco e saiba como podemos auxiliá-lo na implementação da LGPD para RH.
