Você sabia que, de acordo com a LGPD, no RH, o funcionário também é considerado titular dos dados? Isso mesmo! A Lei Geral de Proteção de Dados trouxe mudanças significativas para o setor de Recursos Humanos (RH) das empresas, impactando diretamente a forma como os dados dos colaboradores são coletados, armazenados e tratados.
Neste artigo, vamos explorar os principais pontos que o RH precisa conhecer para se adequar à LGPD. Vamos abordar os impactos da lei na rotina do departamento, as bases legais e princípios que devem ser considerados, além de fornecer dicas importantes para garantir o tratamento adequado dos dados pessoais dos funcionários.
Índice
Responsabilidade e Segurança de Dados: O Impacto da LGPD no Setor de RH
A coleta e o tratamento de dados pessoais dos colaboradores são essenciais para o funcionamento do departamento de RH em qualquer empresa. No entanto, com a entrada em vigor da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), o setor de Recursos Humanos se tornou um dos mais afetados pelas novas normas e exigências.
Os dados dos colaboradores são utilizados em diversos processos do RH, desde o recrutamento e seleção até a gestão estratégica e operacional. Essas informações são fundamentais para garantir o bom desempenho das atividades do departamento e contribuem para a eficiência da empresa como um todo.
Os funcionários e colaboradores são considerados titulares dos dados pessoais, de acordo com a LGPD. Portanto, têm os mesmos direitos assegurados pela lei, assim como os clientes da empresa.
Para estar em conformidade, o setor de RH deve adequar seus processos e procedimentos que envolvam o tratamento de dados pessoais de funcionários, tais como nome, CPF, endereço, e-mail, entre outros.
É preciso, ainda, garantir que os funcionários tenha acesso aos seus direitos enquanto titulares, tais como acesso, correção e exclusão de dados, quando necessário.
Adequação do RH à LGPD: Pontos de Atenção!
Dentro do contexto da LGPD, o setor de Recursos Humanos deve se atentar às bases legais que legitimam o tratamento de dados pessoais dos colaboradores. As bases legais são fundamentos jurídicos que autorizam o RH a coletar, utilizar e armazenar informações dos funcionários.
Bases Legais
Alguns exemplos de bases legais incluem o cumprimento de obrigações trabalhistas e previdenciárias, o exercício regular de direitos em processos judiciais e administrativos, o consentimento expresso do titular, entre outras.
É essencial, portanto, que o RH tenha ciência das bases legais aplicáveis a cada situação, garantindo assim o tratamento adequado e em conformidade com a LGPD.
Legislação específica
Algumas leis trabalhistas têm um impacto direto no tratamento de dados pessoais dos colaboradores, implicando em diversas obrigações para o setor de Recursos Humanos. Isso inclui o envio de informações ao INSS, bem como o armazenamento de determinados dados e comprovantes por períodos que podem variar de 5 a 20 anos. Essas exigências legais devem ser rigorosamente cumpridas para garantir a conformidade com as leis trabalhistas e também com a LGPD, que estabelece regras específicas para o tratamento de dados pessoais.
Princípios da LGPD
O setor de Recursos Humanos deve prestar especial atenção aos princípios da LGPD, que são fundamentais para o tratamento de dados pessoais dentro da empresa. Esses princípios, como finalidade, adequação, segurança, necessidade e livre acesso, são pilares da lei que devem ser rigorosamente respeitados pelo RH.
Por exemplo, ao solicitar dados pessoais de um colaborador, é essencial que o RH utilize essas informações apenas para fins legítimos e previamente informados ao titular.
Além disso, é importante garantir a proteção desses dados e limitar o tratamento apenas ao mínimo necessário para atingir seus objetivos.
A seguir, confira nossas dicas práticas para aplicar no RH da sua empresa!
LGPD e RH: Dicas práticas para adequação à LGPD
O primeiro passo para a adequação à LGPD no RH é reconhecer que os colaboradores também são titulares dos dados e têm direitos assegurados pela lei. Assim como os clientes da empresa, os colaboradores têm o direito de acesso, correção e exclusão de seus dados pessoais. Portanto, o RH deve estar atento à finalidade da coleta de dados, informando claramente os propósitos e obtendo o consentimento dos titulares.
Outra questão importante é a segurança dos dados armazenados pelo RH. É fundamental implementar medidas de proteção, como criptografia, senhas fortes e controle de acesso, para garantir a confidencialidade e integridade dos dados pessoais dos colaboradores. Além disso, é necessário estabelecer prazos de retenção adequados e eliminar os dados após o término do período necessário, seja por meio de anonimização ou destruição segura.
O DPO (Data Protection Officer) tem um papel crucial na garantia da conformidade do RH com a LGPD. Ele deve realizar revisões periódicas dos processos admissionais e demissionais, verificando se as práticas estão de acordo com a lei. Além disso, o DPO deve fornecer treinamento e orientação aos colaboradores do RH, para que todos estejam cientes de suas responsabilidades em relação à proteção de dados.
Nesse sentido, o RH deve estabelecer uma política de privacidade detalhada, fornecendo informações claras sobre a coleta, tratamento e armazenamento de dados pessoais dos colaboradores. Essa política deve ser disponibilizada tanto para os candidatos durante o processo de recrutamento, como para os colaboradores durante o vínculo empregatício.
A adequação à LGPD no setor de RH é uma tarefa desafiadora, mas essencial para garantir a privacidade e a segurança dos dados pessoais dos colaboradores. Ao implementar práticas adequadas de coleta, armazenamento e eliminação de dados, o RH demonstra o compromisso da empresa com a proteção de dados e evita possíveis sanções e penalidades.
Além disso, essa conformidade reforça a confiança dos colaboradores na empresa, contribuindo para um ambiente de trabalho mais seguro e ético.
Checklist para Adequação à LGPD para RH
Confira nosso Checklist com dicas práticas para adequação à LGPD no setor de RH!
1.Coleta de dados: No momento da coleta de dados pessoais dos colaboradores, certifique-se de informar claramente a finalidade do tratamento e obter o consentimento do titular. É importante também garantir que apenas os dados estritamente necessários para o processo sejam coletados, evitando informações excessivas.
2.Armazenagem segura: Implemente medidas de segurança para proteger os dados pessoais armazenados. Isso inclui o uso de criptografia, senhas fortes, controle de acesso aos sistemas e sistemas de backup regularmente atualizados.
3.Eliminação adequada: Estabeleça prazos de retenção para os dados pessoais dos colaboradores, levando em consideração obrigações legais e a finalidade do tratamento. Após o término do prazo, os dados devem ser adequadamente eliminados, seja por meio de anonimização ou destruição segura.
4.Rotinas do DPO: O DPO deve realizar revisões periódicas dos processos admissionais e demissionais, verificando se as práticas de coleta, tratamento e armazenamento de dados estão em conformidade com a LGPD. Ele também deve fornecer treinamento e orientação aos colaboradores do RH, garantindo que todos estejam cientes de suas responsabilidades e deveres em relação à proteção de dados pessoais.
5.Processos admissionais e demissionais: Durante os processos admissionais, informe aos candidatos sobre a coleta e o tratamento de seus dados pessoais, fornecendo uma política de privacidade detalhada. No caso de processos demissionais, certifique-se de que os dados pessoais dos colaboradores sejam devidamente tratados e eliminados após o término do vínculo empregatício.
6.Relação com fornecedores: Verifique se os fornecedores e parceiros do setor de RH estão em conformidade com a LGPD, garantindo que eles também adotem medidas adequadas de proteção de dados pessoais.
Como o BL Consultoria Digital pode auxiliar no processo de adequação do RH da sua Empresa?
A adequação à LGPD é um processo complexo, que envolve diversas áreas da empresa, incluindo o RH. Para garantir que todos os setores estejam em conformidade com a lei, contar com uma consultoria especializada é fundamental. Nós, do BL Consultoria Digital, temos a experiência e o conhecimento necessários para auxiliar sua empresa na jornada de adequação à LGPD no RH e também em outras áreas da empresa.
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