Foi publicado o Decreto 10278 2020 que estabelece a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, para que produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais. Nesse texto vamos abordar os principais pontos do Decreto 10278/2020.
O que dispõe o Decreto 10278 2020
O Decreto 10278 2020 se aplica aos documentos físicos digitalizados que sejam produzidos por pessoas jurídicas (PJ) de direito público interno, ainda que envolva relações com particulares, e por pessoas jurídicas de direito privado ou por pessoas naturais para comprovação perante pessoas jurídicas de direito público interno; ou outras pessoas jurídicas de direito privado ou outras pessoas naturais.
O Decreto apenas se aplica a documentos físicos digitalizados, e não se aplica a documentos que já são nativamente digitais, documentos referentes às operações realizadas no sistema financeiro nacional, documentos em microfilme, audiovisuais, ou de identificação, e os documentos de porte obrigatório.
Os procedimentos e as tecnologias utilizadas na digitalização de documentos físicos devem assegurar a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado, a rastreabilidade e a auditabilidade dos procedimentos realizados nos documentos, o emprego dos padrões técnicos de digitalização para garantir a qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado, a confidencialidade (se for necessário) e a interoperabilidade entre sistemas informatizados.
O documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica de direito público interno deverá ser assinado digitalmente com certificação digital no padrão da ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), de modo a garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados e seguir alguns requisitos técnicos conforme tabela a seguir.
Além disso, os documentos digitais deverão conter os metadados conforme disposto abaixo:
Para documento que envolva relações entre particulares, qualquer meio de comprovação da autoria, da integridade e, se necessário, da confidencialidade de documentos digitalizados será válido, desde que escolhido de comum acordo pelas partes ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.
O processo de digitalização poderá ser realizado pelo possuidor do documento físico ou por terceiros. Cabe ao possuidor do documento físico a responsabilidade perante terceiros pela conformidade do processo de digitalização.
Após o processo de digitalização, o documento físico poderá ser descartado, ressalvado aquele que apresente conteúdo de valor histórico.
O armazenamento de documentos digitalizados assegurará a proteção do documento digitalizado contra alteração, destruição e, quando cabível, contra o acesso e a reprodução não autorizados e a indexação de metadados que possibilitem a localização e o gerenciamento do documento digitalizado e a conferência do processo de digitalização adotado.
Os documentos digitalizados sem valor histórico serão preservados, no mínimo, até o transcurso dos prazos de prescrição ou decadência dos direitos a que se referem.
Saiba mais sobre Decreto 10278 2020 que regulamenta a digitalização de documentos
Acesse o Decreto 10278 2020 na íntegra, no link do site do Planalto.
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