Manter o mapeamento de dados atualizado é uma das etapas mais importantes para garantir a conformidade da sua empresa com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e outras regulamentações aplicáveis. Entretanto, muitos gestores se perguntam: como saber se é o momento de revisar e atualizar o mapeamento de dados?
Neste artigo, trazemos informações essenciais para identificar a necessidade de atualização e como nosso time multidisciplinar pode auxiliar nesse processo.
Indicadores de que o Mapeamento de Dados precisa ser Atualizado
Mudanças na Estrutura da Empresa
Reorganizações internas, como fusões, aquisições, ou a criação de novos departamentos, podem alterar significativamente o fluxo de dados na empresa. Se houve qualquer mudança estrutural recente, é importante revisar o mapeamento para refletir a nova realidade.
Introdução de Novas Tecnologias ou Processos
A adoção de novas ferramentas, softwares, ou processos operacionais pode impactar diretamente no ciclo de vida dos dados pessoais, desde sua coleta até o armazenamento e descarte. Sempre que novas tecnologias são integradas ao dia a dia da empresa, o mapeamento de dados deve ser atualizado.
Mudanças nas Regulamentações
A legislação está em constante evolução, especialmente no âmbito da proteção de dados e privacidade. Alterações em regulamentações setoriais podem exigir que o mapeamento de dados seja adaptado para garantir conformidade.
Novas Finalidades de Tratamento de Dados
Se sua empresa passou a coletar ou processar dados para finalidades diferentes das originalmente mapeadas, é imprescindível atualizar o inventário e os registros de tratamento de dados para evitar riscos de não conformidade.
Incidentes de Segurança ou Não-Conformidade
Caso sua empresa tenha enfrentado um vazamento de dados ou sido notificada por alguma irregularidade relacionada à proteção de dados, a revisão do mapeamento é essencial para identificar lacunas e mitigar riscos futuros.
Benefícios de um Mapeamento de Dados Atualizado
Manter o mapeamento de dados alinhado à realidade da empresa traz diversos benefícios que impactam diretamente a segurança, a eficiência e a imagem do negócio. Um dos principais benefícios é a redução de riscos legais, pois um mapeamento atualizado permite identificar possíveis vulnerabilidades no tratamento de dados e corrigi-las antes que resultem em multas ou sanções previstas pela LGPD. Por exemplo, uma empresa que descobre a coleta desnecessária de dados sensíveis pode ajustar seus processos para evitar penalidades.
Outro benefício significativo é a maior eficiência operacional, uma vez que processos otimizados promovem maior organização no fluxo de informações, reduzindo erros e retrabalhos. Empresas que possuem um mapeamento bem estruturado conseguem, por exemplo, identificar redundâncias no armazenamento de dados e economizar recursos ao consolidar informações em um único sistema seguro.
Além disso, há o fortalecimento da confiança entre a empresa e seus stakeholders. Quando clientes, fornecedores e parceiros percebem que a empresa trata dados pessoais de forma responsável e em conformidade com a legislação, eles se sentem mais seguros em estabelecer e manter relações comerciais. Por exemplo, uma fintech que comunica de forma transparente como protege os dados financeiros dos usuários pode atrair mais clientes e estabelecer parcerias estratégicas com instituições financeiras.
Atualizar o mapeamento de dados: Como iniciar essa atualização?
Para iniciar a atualização do mapeamento de dados da sua empresa, é essencial seguir uma abordagem estruturada que garanta a eficácia do processo e a conformidade com a LGPD. Confira os passos principais para dar início à atualização:
Realize um Diagnóstico Inicial
Antes de tudo, avalie o mapeamento atual para identificar lacunas ou processos que não refletem mais a realidade da empresa. Isso pode incluir fluxos de dados desatualizados, sistemas recentemente implementados ou mudanças nas finalidades de tratamento de dados. Essa etapa é essencial para definir o escopo da atualização.
Reúna um Time Multidisciplinar
A atualização do mapeamento de dados exige a colaboração de diferentes áreas da empresa, como TI, RH, marketing, jurídico e operações. Um time multidisciplinar garante uma visão ampla dos dados que circulam pela organização e facilita a identificação de processos que envolvem tratamento de dados pessoais.
Mapeie os Novos Fluxos de Dados
Com base no diagnóstico, registre os dados pessoais coletados, as finalidades de uso, os responsáveis pelo tratamento e os sistemas envolvidos. Por exemplo, se sua empresa começou a usar um novo software de CRM, é importante mapear como ele coleta, armazena e compartilha informações.
Atualize Políticas e Procedimentos
Se o mapeamento revelou mudanças significativas nos fluxos de dados, pode ser necessário revisar políticas internas, como a Política de Privacidade ou procedimentos operacionais. Certifique-se de que todos os documentos estejam alinhados à LGPD e reflitam as práticas atuais da empresa.
Implemente Treinamentos e Comunicação Interna
Garanta que todos os colaboradores estejam cientes das atualizações e saibam como lidar com os dados pessoais conforme as novas diretrizes. Por exemplo, equipes de vendas e marketing devem entender como operar de forma ética e em conformidade ao utilizar dados de clientes.
Conte com o Suporte de Especialistas
Contar com consultorias especializadas, como o BL Consultoria Digital, pode fazer toda a diferença e otimizar todo esse processo para atualizar o mapeamento de dados. Nossa equipe oferece suporte completo na atualização do mapeamento de dados, incluindo diagnóstico, implementação de melhorias e adequação às regulamentações aplicáveis.
Conte com uma Assessoria Jurídica Especializada em LGPD
Com expertise em adequação à LGPD, o BL Consultoria Digital oferece suporte completo para que sua empresa mantenha o mapeamento de dados sempre atualizado e em conformidade com a legislação.
Nosso time especializado trabalha de forma personalizada para mapear, revisar e implementar as melhores práticas de governança de dados, garantindo que sua empresa esteja preparada para as demandas legais e tecnológicas do mercado. Entre em contato e agende uma reunião com nossos especialistas.
