Série Políticas K: Procedimentos necessários para conhecer o seu empregado (KYE)

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Este é o segundo artigo da nossa série Compliance – Conheça as políticas K que tem por objetivo auxiliar no entendimento e compartilhamento de informações acerca de como funcionam as políticas essenciais para Compliance. No primeiro texto tratamos do KYC (Conheça seu Cliente – Know Your Customer). Neste texto, apresentaremos o assunto KYE (Conheça seu Empregado – Know Your Employee). No terceiro artigo dessa série, explicaremos como funciona a política de KYP (Conheça seu Parceiro de Negócios – Know Your Partner). E por fim, no quarto artigo falaremos sobre KYS (Conheça seu Fornecedor – Know Your Supplier).

Introdução – KYE: Conheça Seu Empregado

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Introdução – KYE: Conheça Seu Empregado

Seguindo a série “K” de compliance, temos o “Know your Employee (KYE)”, que é um conceito bem similar ao “Know Your Client (KYC)” e possui o propósito de práticas para que se possa conhecer melhor os colaboradores e os respectivos candidatos.

Dessa maneira, é observado, nesses ambientes, que as pessoas confiam seus bens materiais às instituições financeiras e elas utilizam de todos os recursos necessários para retribuir essa confiança, justificando o porque da importância das políticas KYE e KYC.

O que é “Know Your Employee” ?

Vamos direto ao ponto, o KYE é considerado uma estratégia que deve sempre estar alinhada com as práticas de compliance da empresa, possuindo como principal objetivo a contratação de colaboradores, assim como a manutenção dos mesmos na empresa, desde que esses possuam os perfis que se relacionem diretamente com os objetivos propostos das empresas, para que assim seja possível suprir as expectativas, principalmente quando nos voltamos para as questões relacionadas com a prevenção de fraudes e o código de conduta.

Ainda partindo dessa questão de manutenção e contratação, fica explícito o papel do RH, pois, esses, fazem uma varredura sobre a vida dos candidatos que querem entregar os postos da empresa, verificando se eles já possuíram antecedentes criminais, se cometeram alguma fraude ou até mesmo se respondem à processos judiciais, dentre outros que são analisados.

Uma outra questão que vem à tona é relacionada ao avanço da internet. O desenvolvimento tecnológico acabou por modernizar a forma como podemos acessar os meios eletrônicos, trazendo como consequência novas formas de ataques virtuais que culminam em crimes cibernéticos. Pensando nisso, as empresas possuem a necessidade de desenvolverem um sistema, aproveitando-se do mecanismo da internet, para que a torne uma aliada no combate às fraudes e corrupções que possam vir a ocorrer.

Quais as principais atividades do KYE?

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Quais as principais atividades do KYE?

Quando analisamos as atividades desenvolvidas dentro do sistema KYE, verifica-se que todo o procedimento pode se iniciar com medidas mais simples que precisam ser seguidas por toda a equipe de RH durante o processo de recrutamento, assim como deve haver uma descrição das competências de cada cargo, análise de documentação, atestado de antecedentes criminais, dentre outros.

Mas, qual seria a intenção quando se pretende descrever detalhadamente as funções dos cargos? É justamente isso que precisamos entender para simplificar o entendimento desses procedimentos, sendo assim, o detalhamento descritivo das funções para os candidatos podem contribuir para evitar que ocorra a contração de pessoas que não possuam as habilidades desejadas para o direcionamento das tarefas, assim como tem a intenção de se evitar que ocorra problemas com os colaboradores posteriormente.  

Em continuidade a isso, é importante ressaltar que quanto maior for o cargo pretendido dentro da empresa, maior deve ser as aplicações direcionadas pelo KYE, visto que esse plano irá verificar as referências, experiências, educação e qualificação profissional. 

De que maneira a política KYE tenta impedir fraudes internas?

Quando tratamos de fraudes, entramos em uma seara complicada, pois se exige muito de quem trabalha com o impedimento delas ou com quem participa das apurações sobre as possíveis fraudes ocorridas. 

Dessa maneira, quando estivermos diante de uma empresa que possui fiscalização mais enfraquecida, essa estará a todo momento sujeita a possíveis crimes de lavagem dinheiro. Dentre as principais empresas, podemos citar o segmento bancário, já que esse setor e as demais instituições financeiras são responsáveis por lhe dar diretamente com um grande aporte de finanças, além de possuir vários funcionários, exigindo que se aplique um elevado grau de segurança, visando a maior diminuição de danos relacionados à fraude.

Em sequência ao que foi exposto, temos que o desenvolvimento dessas políticas voltadas para o monitoramento de questões relacionadas à antifraude trás consigo a possibilidade de se identificar as atividades incomuns possam ocorrer, assim como as características suspeitas que foram deixadas pelos colaboradores que exerceram a fraude. Essa estruturação e desenvolvimento da política antifraude é de suma importância, principalmente, quando se leva em consideração qual foi a intenção envolvida e se essa conduta má conduta teve um potencial mais leve ou se foi de alta gravidade. E, claro, a constatação disso terá diversas consequências para os envolvidos, que podem variar de uma advertência, nos casos mais amenos, ou na rescisão do contrato e de possível intervenção jurídica nos demais casos.

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De que maneira a política KYE tenta impedir fraudes internas?

Uma outra aplicação possível está voltada para o sistema de controle múltiplo, o qual funciona da seguinte maneira: cada funcionário deve ficar responsável por determinada etapa do processo, ou seja, haverá um indivíduo que cria a transação, o segundo que a aprova, o terceiro que a envia e assim sucessivamente. Dessa maneira, quando ocorrem situações em que ninguém é inteiramente responsável por todo o processo desenvolvido, o planejamento de uma fraude fica bem mais complexo, sendo que, caso alguns funcionários de diferentes níveis decidam conspirar, provavelmente irá chamar a atenção de outro funcionário e possibilitar uma denúncia. 

Outra questão bastante interessante sobre o KYE está voltada para questões de relacionamentos internos entre os funcionários, evitando-se que ocorra o assédio moral, sexual e os preconceitos. Por isso, é bastante comum que se adote canais de denúncia que possam ser utilizados sem que ocorra nenhuma divulgação do denunciante.

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Este artigo “Série Compliance – Conheça as políticas K: Política KYE – Know Your Employee – Conheça seu empregado foi escrito Por Luiz Jovelino Ramalho e Revisado por MSc. Thiago LimaConheça o BL Consultoria Digital, acesse aqui!

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